Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:
Robert Jank, Backesweg 32a, 63477 Maintal, Duitsland
E-mail: kontakt@openmyconet.de · Telefoon: +49 6181 4346300

2. Hosting en serverlogbestanden

Deze website draait op een server van Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland, in een datacenter in Helsinki (Finland, EU). Met Hetzner is een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) gesloten.

Bij het bezoeken van de website slaat de server automatisch de volgende gegevens op in logbestanden: IP-adres, datum en tijd, opgevraagd adres, statuscode, hoeveelheid overgedragen gegevens, eerder bezochte pagina (referrer) en browsertype en besturingssysteem. Deze gegevens worden niet met andere gegevensbronnen samengevoegd en na 14 dagen automatisch verwijderd. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang bij een veilige en stabiele werking van de website).

3. Domein en e-mail

Het domein openmyconet.de en de mailbox worden geleverd door ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Duitsland. Via deze mailbox verstuurt de website ook haar e-mails (bevestigingen, inloglinks, nieuwsbrieven), versleuteld verzonden (TLS). Met ALL-INKL is een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) gesloten.

4. Registratie (ledenaccount)

Wanneer je je registreert, slaan we op: e-mailadres (verplicht), naam, land, interessegebied en taal (vrijwillig) en, als bewijs van de aanmelding, het IP-adres en het tijdstip. Het IP-adres verwijderen we automatisch na zes maanden; het tijdstip blijft als bewijs bewaard. Je bevestigt je e-mailadres via een link (double opt-in). Daarna log je zonder wachtwoord in via een inloglink die we je per e-mail sturen. Met het account krijg je toegang tot het beveiligde gedeelte, bijvoorbeeld het BioComm-datalab.

We gebruiken de gegevens voor je account en voor projectgerelateerde communicatie met jou; ze worden niet aan derden doorgegeven. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG (gebruik van het door jou gewenste account). Je kunt je account op elk moment laten verwijderen door te mailen naar kontakt@openmyconet.de.

5. Nieuwsbrief en nieuwsmeldingen

Nieuwsbrieven en meldingen over nieuwe berichten sturen we alleen als je daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven — door het vakje aan te vinken bij de registratie of via een bevestigingslink. Het tijdstip van je toestemming slaan we op als bewijs. Elke e-mail van dit soort bevat een link waarmee je je met één klik weer kunt afmelden. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder a AVG (toestemming); je kunt je toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

E-mails die nodig zijn om je account te gebruiken (bevestiging van het adres, inloglink) ontvang je daar los van.

6. Aanmelding als node-beheerder

Als je je aanmeldt om een BioComm-meetknooppunt te beheren, slaan we op: naam, e-mailadres, rol, beroep, substraat, adres of locatie met coördinaten, je motivatie, taal en IP-adres. We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de selectie en begeleiding van node-beheerders. Exacte locaties worden nooit gepubliceerd (zie paragraaf 13). De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG (precontractuele maatregelen). Niet geaccepteerde aanmeldingen verwijderen we automatisch 6 maanden na de afwijzing.

7. Contactformulier

Als je ons via het contactformulier schrijft, slaan we je naam, e-mailadres, telefoonnummer (vrijwillig), onderwerp, bericht en IP-adres op om je vraag te behandelen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b of f AVG. We verwijderen de aanvraag automatisch 6 maanden na ontvangst.

8. Contact op initiatief van OpenMycoNet

Als we je als deskundige of organisatie per e-mail over het project benaderen, slaan we je naam, eventueel je academische titel, je e-mailadres, de taal, de datum van het eerste contact en van eventuele herinneringen, je reactie en interne notities over de aanleiding op om het contact te kunnen opvolgen. Deze gegevens komen uit openbaar toegankelijke bronnen, zoals de website van je instelling, of uit eerder contact. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG; ons gerechtvaardigd belang is vakinhoudelijke uitwisseling en het voorbereiden van samenwerkingen. Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking, bijvoorbeeld met een kort antwoord op onze e-mail; we verwijderen je gegevens dan en benaderen je niet opnieuw. Zonder bezwaar verwijderen we de gegevens automatisch 2 jaar na het laatste contact.

9. Vakinhoudelijke uitwisseling op uitnodiging

Als we een vakinhoudelijk gesprek dat bijvoorbeeld via LinkedIn of per e-mail is begonnen, voortzetten in een beveiligde uitwisselingsomgeving, nodigen we je daarvoor per e-mail uit. Daarvoor slaan we je naam, je e-mailadres, eventueel je instelling, de gewenste taal en aanspreekvorm, een titel en een kort onderwerpoverzicht op en – alleen zichtbaar voor ons team – eventueel een link naar je openbare profiel, de datum waarop het gesprek begon en een eigen korte samenvatting van het eerdere gesprek. Teksten van anderen, zoals berichten uit LinkedIn, nemen we niet over. Deze gegevens komen uit ons eerdere contact met je. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG; ons gerechtvaardigd belang is het voortzetten van de vakinhoudelijke uitwisseling. De uitnodiging bevat deze informatie ook.

Als je de uitnodiging aanneemt, bevestig je dat met een code die we naar je e-mailadres sturen. We maken dan een account aan of koppelen je bestaande account, zonder de rol of instellingen ervan te wijzigen; je ontvangt daardoor geen nieuwsbrief. In de uitwisselingsomgeving slaan we de taken, reacties en bestanden op die jij of wij daar delen; ze zijn alleen zichtbaar voor jou en het OpenMycoNet-team. Over nieuwe items informeren we je per e-mail. Vóór het eerste bezoek tonen we een persoonlijk voorwoord van de initiatiefnemer en slaan we tijdstip en versie van je kennisname op. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG (gebruik van de uitwisselingsomgeving). Deelname is gratis en staat los van elke financiële ondersteuning.

Bewaartermijn: als je een uitnodiging niet aanneemt, verwijderen we de gegevens 2 jaar na ons laatste contact – dezelfde termijn als bij contact volgens paragraaf 8; uitnodigingen die alleen zijn voorbereid en nooit verstuurd, verwijderen we na een maand. De profiellink, de begindatum van het gesprek en de samenvatting verwijderen we 24 maanden na de laatste activiteit in de uitwisseling. Een beëindigde of geblokkeerde uitwisselingsomgeving verwijderen we met alle inhoud en bestanden 6 maanden daarna. In individuele gevallen, bijvoorbeeld bij wettelijke bewijsplichten, kunnen we de verwijdering tijdelijk opschorten. Je kunt op elk moment bezwaar maken of om verwijdering vragen (kontakt@openmyconet.de); we verwijderen dan direct, ongeacht deze termijnen.

10. Wetenschappelijke themaruimtes

In de themaruimtes bespreken deelnemers samen wetenschappelijke vragen. Op dit moment kunnen uitgenodigde personen deelnemen, in de toekomst vermoedelijk alle geregistreerde leden; zo’n uitbreiding kondigen we vooraf aan. Bij je eerste bezoek kies je een weergavenaam en ga je akkoord met de gebruiksregels; we slaan de weergavenaam, het tijdstip en de versie van je akkoord en je weergave-instellingen op. Van je themagebieden, discussies en bijdragen slaan we de tekst, de gekozen taal, het optionele soort bijdrage, bijgevoegde bestanden en de tijdstippen op. Deze inhoud en je weergavenaam zijn zichtbaar voor alle deelnemers aan de themaruimtes, je e-mailadres niet. Vóór het eerste bezoek tonen we een persoonlijk voorwoord van de initiatiefnemer en slaan we tijdstip en versie van je kennisname op. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG (gebruik van de themaruimtes).

Meldingen: wie een discussie aanmaakt, erin schrijft of haar via „Volgen” volgt, ontvangt per e-mail een melding over nieuwe bijdragen – met de titel van de discussie en de weergavenaam, zonder de tekst van de bijdrage – en de volgende pas na het volgende bezoek aan de discussie. Daarvoor slaan we op welke discussies je volgt en wanneer je ze voor het laatst hebt bekeken of een melding hebt ontvangen; deze gegevens worden samen met je account of de discussie verwijderd. Afmelden kan altijd via de link in elke melding, via „Niet meer volgen” of in de instellingen van de themaruimtes. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG.

Bijdragen vallen onder de licentie CC BY 4.0 en mogen met vermelding van de weergavenaam worden hergebruikt. Je kunt je eigen bijdragen altijd zelf verwijderen; tekst, bestanden en vertalingen worden dan gewist en er blijft een plaatshouder staan. Wordt je account verwijderd, dan blijven je bijdragen zonder naam staan als „voormalig lid”, zodat gezamenlijk opgebouwde kennis en de reacties van anderen begrijpelijk blijven; weergavenaam en deelnamegegevens worden gewist. De rechtsgrond hiervoor is art. 6 lid 1 onder f AVG; ons gerechtvaardigd belang en dat van de andere deelnemers is een volledige wetenschappelijke discussie. Je kunt bezwaar maken of om verwijdering van afzonderlijke bijdragen vragen, bijvoorbeeld als ze persoonlijke gegevens bevatten (kontakt@openmyconet.de); we beoordelen dat per geval.

Ons team kan bijdragen verbergen die de gebruiksregels schenden; verborgen bijdragen verwijderen we 6 maanden na het verbergen definitief. Behalve voor de automatische vertaling (volgende alinea) geven we de inhoud niet door.

Automatische vertaling: zodat deelnemers met verschillende talen met elkaar kunnen discussiëren, worden titels, beschrijvingen en bijdragen in de themaruimtes automatisch vertaald wanneer iemand ze in een andere taal van de website opent. Daarvoor geven we alleen de betreffende tekst door aan Anthropic, zonder weergavenaam, e-mailadres, IP-adres of andere kenmerken; Anthropic maakt daaruit de vertaling. Contractpartner, verwerking in de VS, modelcontractbepalingen en uitsluiting van training zijn geregeld zoals bij de chatbot (paragraaf 12). We slaan de vertaling op naast het origineel en verwijderen haar uiterlijk samen met het origineel; verandert het origineel, dan wordt de vertaling niet meer getoond. Het origineel is altijd doorslaggevend; vertalingen zijn als automatisch gemarkeerd en kunnen fouten bevatten. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG; ons gerechtvaardigd belang en dat van de deelnemers is een meertalige wetenschappelijke discussie. Je kunt op elk moment bezwaar maken: in de instellingen van de themaruimtes kun je de vertaling van je eigen teksten uitschakelen; bestaande vertalingen verwijderen we dan, en dat blijft ook na het verwijderen van je account gelden. Schrijf in de themaruimtes niets wat niet aan deze dienstverlener mag worden doorgegeven.

11. Sponsors, samenwerkingen en betalingen

Voor sponsoring en samenwerkingen slaan we de gegevens uit de aanvraag op (bedrijf of organisatie, contactpersoon, e-mailadres, beschrijving, website, categorie, logo, bedrag), evenals het factuurnummer en de betalingsgegevens. Na controle en jouw goedkeuring van de preview publiceren we naam, logo, korte beschrijving en websitelink op de sponsorpagina.

Betalingen via PayPal worden afgehandeld door PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg; daar geldt de privacyverklaring van PayPal. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG (overeenkomst) en voor facturen art. 6 lid 1 onder c AVG (wettelijke bewaarplichten, tot 10 jaar).

12. Chatbot

De website biedt een chatbot die vragen over OpenMycoNet beantwoordt. Je vraag wordt samen met passende tekstfragmenten van onze website doorgegeven aan Anthropic, dat daaruit het antwoord genereert. Onze contractpartner is Anthropic Ireland, Limited (Ierland); de verwerking vindt ook plaats in de VS, met name bij Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104. De doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van de EU-modelcontractbepalingen (art. 46 lid 2 onder c AVG), die deel uitmaken van onze verwerkersovereenkomst met Anthropic. Volgens deze contractvoorwaarden gebruikt Anthropic de gegevens niet om zijn modellen te trainen. We geven je IP-adres en andere kenmerken niet door, en het chatvenster wijst daarop. Vraag en antwoord bewaren we zonder IP-adres 90 dagen om de chatbot te verbeteren en verwijderen ze daarna automatisch. Voer in de chat geen persoonsgegevens in. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG (gerechtvaardigd belang bij een behulpzaam informatieaanbod).

13. Meetgegevens van de BioComm-knooppunten

Meetgegevens die door BioComm-knooppunten worden verzonden, bevatten geen persoonsgegevens. De locatie van een knooppunt publiceren we alleen als rastervak van 10 × 10 km; de exacte locatie wordt apart en extra beveiligd opgeslagen en nooit gepubliceerd. Knooppunten worden aan de hand van een apparaat-ID toegewezen, niet aan de hand van de naam van de beheerder. Alle meetgegevens worden gepubliceerd onder de licentie Creative Commons CC BY 4.0.

14. Cookies en lokale opslag

We plaatsen geen cookies voor reclame- of analysedoeleinden en gebruiken geen trackingdiensten.

• Taalcookie omn_lang: Als je een taal kiest (vlag of taallink), slaan we deze keuze een jaar lang op in een cookie, zodat alle pagina's in jouw taal verschijnen. Het bevat alleen de taalcode (bijv. „en”).
• Inlogcookie: Als je inlogt in het ledengedeelte (bijv. het datalab), het sponsorgedeelte of het beheergedeelte, plaatsen we een sessiecookie. Het bevat alleen een ondertekende sessie-ID en wordt verwijderd wanneer je de browser sluit.
• Lokale opslag in de browser: Weergave-instellingen zoals de taal of de afspeelpositie van de muziekspeler slaan we op in de lokale opslag van je browser (localStorage); ze worden niet naar ons verzonden.

Deze opslag is strikt noodzakelijk voor de functies die je wilt gebruiken; de rechtsgrond is § 25 lid 2 nr. 2 TDDDG (Duitse wet op gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten) in samenhang met art. 6 lid 1 onder f AVG. Toestemming is hiervoor niet nodig.

De betaalroute via PayPal leidt je naar de website van PayPal; cookies die daar worden geplaatst, vallen buiten onze invloed.

15. Lettertypen

Deze website gebruikt lettertypen (Playfair Display, JetBrains Mono, Lora) die lokaal op onze server zijn opgeslagen. Er worden geen gegevens aan derden doorgegeven.

16. Kaartdienst (OpenStreetMap)

De kaartbibliotheek Leaflet wordt vanaf onze eigen server geleverd; daarbij worden geen gegevens aan derden doorgegeven.

In het aanmeldformulier voor een BioComm-knooppunt kun je een locatiekaart met adreszoeker gebruiken. Die staat eerst uit. Pas als je op „Kaart en adreszoeker inschakelen (OpenStreetMap)” klikt, worden kaarttegels geladen van de servers van de OpenStreetMap Foundation (tile.openstreetmap.org) en wordt het ingevoerde adres doorgegeven aan de geocodingdienst Nominatim (nominatim.openstreetmap.org); daarbij wordt telkens ook je IP-adres naar de betreffende server verzonden. De rechtsgrond is je toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG), die je met de klik geeft; die geldt alleen voor het huidige paginabezoek. Zonder kaart kun je de aanmelding net zo goed versturen. Meer informatie: privacyverklaring van de OpenStreetMap Foundation.

17. Foutenlogboek en back-ups

Als er op de website een technische fout optreedt, slaan we het tijdstip, het opgevraagde adres, het IP-adres en de foutmelding op om de fout te verhelpen; deze vermeldingen verwijderen we automatisch na 90 dagen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG.

Bij inlogpogingen in het beheergedeelte slaan we het tijdstip, het IP-adres en het resultaat op om aanvallen te herkennen, en verwijderen we deze vermeldingen na 90 dagen. Na herhaalde mislukte pogingen wordt het IP-adres tijdelijk geblokkeerd (hoogstens een uur). De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder f AVG.

Ter bescherming tegen gegevensverlies maken we dagelijks een versleutelde back-up van de database op opslag van Hetzner Online GmbH in de EU. Verwijderde gegevens verdwijnen uit deze back-ups wanneer die volgens schema vervallen.

18. Jouw rechten

Je hebt tegenover ons de volgende rechten met betrekking tot je gegevens:

• Recht op inzage (art. 15 AVG)
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
• Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG)
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG)
• Recht om toestemming met ingang van de toekomst in te trekken (art. 7 lid 3 AVG)

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via: kontakt@openmyconet.de

19. Recht om een klacht in te dienen

Je hebt het recht om bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over de verwerking van je persoonsgegevens. Bevoegd voor Hessen is de Hessische functionaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie.

20. Wijzigingen

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring bij te werken om haar aan te passen aan gewijzigde wetgeving of wijzigingen in onze diensten. Stand: 28 september 2026.

← Terug naar de startpagina